Avis de la section CFE CGC: Projet d’optimisation des flux entrants courriers

AVIS DU 21 MARS 2017

Les élus de la section CFE-CGC du GIE LA MONDIALE ont pris connaissance du projet sus-mentionné.

La gestion du courrier entrant au sein des entreprises est un enjeu important et coûteux, compte tenu des nombreuses opérations nécessaires à son tri, sa distribution ainsi qu’à son traitement. C’est une fonction importante, voire critique, au cœur des organisations. Sa dématérialisation est un moyen de répondre à cet enjeu.

Aujourd’hui, les technologies permettent de numériser, de lire et d’analyser tous types de courriers entrants, du formulaire structuré à la lettre manuscrite. Une véritable opportunité pour notre entreprise qui reçoit des milliers de plis par jour, via un fonctionnement décentralisé et qui en profitent pour dématérialiser ses processus documentaires. La rationalisation des processus devient monnaie courante pour qui reçoit un flot incessant de papier à trier, traiter et classer dans des délais de plus en plus courts.

Les entreprises qui envisagent de dématérialiser leurs courriers entrants, recherchent principalement la réduction de coûts et des gains de productivité en simplifiant et accélérant les processus métiers, mais pas seulement. Elles rendent agile le traitement des documents reçus et fluidifie les échanges pour plus de réactivité. L’entreprise améliore ainsi son image.

De cette volonté de la Direction de fluidifier les courriers entrants métiers, nous en notons les nombreux bénéfices que l’on en retire :

• Véritable démarche progrès enclenchée qui s’inscrit dans un projet « Développement Durable » : en effet, ce sont les premiers pas vers une démarche « 0 papier ».
• Une meilleure traçabilité, archivage, réduction du stockage, pilotage et reporting.
• Un choix stratégique permettant de s’adapter aux fluctuations de la volumétrie ; une qualité de service améliorée, une optimisation de la charge de travail et continuité de service garantie. Mais pour ce faire, une période transitoire sera nécessaire afin de pouvoir effectuer les transferts de ces processus et accompagner le changement. En effet, un certain nombre d’éléments semble encore freiner les organisations dans leur volonté d’aller plus loin dans la dématérialisation de documents entrants ou d’engager une véritable politique dans ce sens :

• une culture papier encore fortement ancrée et associée fréquemment à une peur du changement,
• des investissements parfois jugés coûteux,
• un projet qui semble complexe à mener face aux impacts organisationnels (métiers) et technologiques.

Néanmoins, pour être pleinement efficace, ce processus de traitement des courriers entrants doit adopter d’une part une démarche de sauvegarde de l’emploi ; ce type de projet adosse souvent de nombreux prestataires externes.

Et d’autre part, conduire le changement et faire adhérer les équipes à cette évolution métier nécessaire. Aussi, nous resterons vigilants sur la gestion des compétences et des équipes de proximité. Et veillerons à l’application des modules de formations et de leur efficacité, gage de la réussite des équipes concernées. Ainsi que les mobilités soient réalisées en concertation avec tous les protagonistes concernés, que l’intégration et les évolutions de poste favorisent l’investissement et la performance bien sûr mais aussi le bien-être du salarié.

Gage de réussite de ce changement majeur au double bénéfice Clients et Entreprise.

En conséquence, la section CFE-CGC rend un avis favorable avec les réserves et interrogations précitées sur le PROJET D’OPTIMISATION DES FLUX ENTRANTS COURRIERS du groupe AG2R LA MONDIALE.